Buchbarkeit im Online-Buchungssystem verstehen

Wichtiger Unterschied: Online-Buchung vs. manuelle Termine

Die in diesem Artikel beschriebenen Regeln gelten nur für Online-Buchungen.

Wenn Termine manuell im Kalender erstellt werden, können diese Einschränkungen umgangen werden.

Das bedeutet:

• Termine können manuell eingetragen werden, auch wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist

• Termine können erstellt werden, auch wenn eine Leistung keinem Mitarbeiter oder keiner Ressource zugeordnet ist

Grundvoraussetzung für Online-Buchungen

Damit eine Leistung online buchbar ist, muss sie mindestens einem Mitarbeiter oder einer Ressource zugeordnet sein.

Ist eine Leistung weder einem Mitarbeiter noch einer Ressource zugewiesen, kann sie online nicht gebucht werden.

Zusätzlich muss der zugewiesene Mitarbeiter oder die Ressource auch verfügbar sein.

Die Verfügbarkeit wird gesteuert über:

• allgemeine Buchungszeiten

• individuelle Buchungszeiten von Mitarbeitern

• den Schichtplan

Wenn keine Verfügbarkeit hinterlegt ist, werden keine Termine auf der Buchungsseite angezeigt.

Häufige Ursachen, warum keine freien Termine angezeigt werden

1. Der Leistung ist kein Mitarbeiter zugeordnet

Wenn eine Leistung von Mitarbeitern durchgeführt werden soll, muss sie im Mitarbeiterprofil aktiviert sein.

Ist kein Mitarbeiter mit dieser Leistung verknüpft, kann sie online nicht gebucht werden.

2. Der Mitarbeiter hat keine Buchungszeiten

Damit Mitarbeiter online gebucht werden können, müssen Buchungszeiten hinterlegt sein.

Das kann erfolgen über:

• allgemeine Buchungszeiten

• individuelle Buchungszeiten

• einen Schichtplan

Wenn der Schichtplan aktiviert ist, müssen dort Schichten eingetragen werden – sonst ist der Mitarbeiter nicht buchbar.

3. Eine benötigte Ressource ist nicht verfügbar

Manche Leistungen benötigen zusätzlich eine Ressource, zum Beispiel:

• einen Raum

• ein Gerät

• einen Tisch

• eine Vermietung (z. B. Platz oder Bahn)

Wenn diese Ressource bereits belegt ist oder keine Verfügbarkeit hat, kann kein weiterer Termin gebucht werden.

Mehr Informationen zu Ressourcen findest du hier:

• Was sind Ressourcen?

• Wie kann ich Ressourcen anlegen und nutzen?

• Wie funktioniert die Mitarbeiter-Raum-Kombination?

4. Mitarbeiter und Ressourcen müssen gleichzeitig verfügbar sein

Wenn die Einstellung Mitarbeiter-Raum-Kombination aktiviert ist, kann ein Termin nur gebucht werden, wenn:

• ein Mitarbeiter verfügbar ist

• und gleichzeitig die benötigte Ressource frei ist.