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Gutschriften in der Shore Kassen App erstellen

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du eine Gutschrift in der Shore Kassen App erstellst und Rechnungen verwaltest. Dies ist besonders nützlich im Falle eines Umtauschs, einer Rückgabe oder einer Korrektur eines bereits abgeschlossenen Kassiervorgangs.

Gutschrift erstellen

Schritt 1: Rechnung auswählen

  1. Öffne die Shore Kassen App und gehe zum Menüpunkt Rechnungen.
  2. Wähle die Rechnung aus, für die du eine Gutschrift erstellen möchtest.
  3. Tippe auf Aktionen und wähle Gutschrift erstellen.

Schritt 2: Produkte auswählen und Einstellungen anpassen

  1. Mit den Plus- und Minuszeichen kannst du die Produkte auswählen und die Anzahl anpassen.
  2. Folgende Einstellungen kannst du für die Gutschrift vornehmen:
    • Zahlungsarten: Die Art der Rückerstattung ist voreingestellt auf Bargeld. Der Betrag wird aus dem Umsatz und dem Kassenbuch genommen. Du kannst die Rückerstattungsart durch Tippen ändern.

Bitte achte darauf, die gewünschte Zahlart für die Rückerstattung zu wählen, da standardmäßig Barzahlung ausgewählt ist

  • Zahlung mit Shore Pay:
    Wähle auch bei der Rückerstattung Shore Pay aus. Die Rückzahlung erfolgt in diesem Fall automatisch auf das ursprüngliche Zahlungsmittel.
  • Achtung: Shore Pay Zahlungen können ausschließlich vollständig erstattet werden; eine teilweise Rückerstattung ist momentan nicht möglich.
  • Auswahl einer konkreten Kartenart statt Shore Pay (z. B. Visa, Mastercard oder Girocard):
    Die Rückerstattung erfolgt hierbei nicht automatisch. Außerdem wird die gewählte Zahlungsart entsprechend im Kassenabschluss aufgeführt. Bitte wundere dich daher nicht, wenn sie dort separat erscheint. Diese Variante eignet sich z. B. für Korrekturrechnungen, bei denen keine Rückzahlung an den Kunden erfolgen soll.
  • Kauf auf Rechnung:
    Bitte wähle als Rückerstattungsmethode Banküberweisung aus.
    • Zurückbuchen: Die Produkte werden wieder zum Bestand zurückgebucht. Bei Leistungen/Dienstleistungen ist das Zurückbuchen nicht notwendig
    • Beleg per E-Mail versenden: Du kannst die Gutschrift per E-Mail versenden.
    • Beleg drucken: Du kannst die Gutschrift über einen verbundenen Bondrucker oder AirPrint-Drucker ausdrucken.

Schritt 3: Gutschrift erstellen

  1. Überprüfe noch einmal deine Einstellungen.
  2. Tippe auf Gutschrift erstellen.

Hinweis: Die Rückbuchung erfolgt nicht rückwirkend, sondern stets am Tag der Erstellung der Gutschrift. Beide Dokumente sind direkt miteinander verknüpft. Du kannst direkt auf das andere Dokument zugreifen, indem du auf den Verweis Verknüpfte Dokumente klickst.

Achtung: Bei der Verwendung von Shore Pay können Zahlungen im Kassenmanager im Anschluss nur vollständig und nicht teilweise auf das verwendete Zahlungsmittel zurückerstattet werden. Dieser Vorgang erfordert eine manuelle Bearbeitung. Weitere Informationen zur Durchführung von Rückerstattungen mit Shore Pay findest du hier.

Optionen zur Erstellung einer Gutschrift

Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Option 1: Vollständige Gutschrift und Neuausstellung der Rechnung

  • Die ursprüngliche Rechnung wird vollständig gutgeschrieben.
  • Anschließend wird eine neue Rechnung mit dem korrigierten bzw. verminderten Betrag erstellt.

Option 2: Teilgutschrift auf die bestehende Rechnung

  • Es wird eine Gutschrift über das zurückgegebene Produkt bzw. die entsprechende Leistung auf der bestehenden Rechnung erstellt.

Wichtige Hinweise zu Zahlungsart und Aufteilung

  • In einer Gutschrift kann keine Aufteilung auf mehrere unterschiedliche Zahlungsarten vorgenommen werden.
  • Eine Gutschrift kann die ursprüngliche Kombination mehrerer Zahlungsarten einer Rechnung nicht automatisch 1:1 abbilden.
  • Die Erstattung erfolgt immer auf Basis der vollständigen Beträge der jeweiligen Ware bzw. Leistung – nicht anteilig nach einzelnen Zahlungsarten.

Aus buchhalterischen Gründen sollte die Rückbuchung grundsätzlich über die ursprüngliche Zahlungsart erfolgen, damit der Vorgang korrekt nachvollziehbar bleibt.

Wurde bei einer Rechnung mit mehreren Zahlungsarten (z. B. Gutschein und Kartenzahlung) nur ein Teil fehlerhaft erfasst, muss in der Regel nicht der gesamte Vorgang storniert werden. Stattdessen kann gezielt der fehlerhafte Zahlungsanteil korrigiert werden, während bereits korrekt erfasste Teilzahlungen – etwa ein bereits eingelöster Gutschein – unverändert bestehen bleiben.

Hinweis: Die konkrete Vorgehensweise bei solchen Korrekturen kann je nach steuerlicher Vorgabe variieren. Prüfe die finale Verbuchung im Zweifelsfall mit deinem Steuerberater.

Rechnungen verwalten

Suche nach Rechnungen

Um eine bestimmte Rechnung im Menüpunkt Rechnungen zu finden, kannst du über das Suchfeld nach folgenden Daten suchen:

  • Rechnungs-/Gutschriftnummer
  • Kundenname
  • Produktname

Anzeige der Rechnungsdetails

Wenn du auf einen Eintrag klickst, werden dir auf der rechten Seite die Details der Rechnung angezeigt. Du erhältst einen Überblick über folgende Informationen:

  • Verkaufte Artikel
  • Preise und erteilte Rabatte
  • Gesamtsumme und verwendete Steuersätze
  • Hinterlegte Notizen
  • Verwendete Zahlungsarten
  • Verknüpfte Gutschriften bzw. Rechnungskorrekturen

Aktionen

Du kannst folgende Aktionen durchführen:

  • Rechnungen nachträglich drucken
  • Rechnungen per E-Mail versenden

 

Umgang mit fehlerhaften Rechnungen und Steuersätzen

Das Finanzamt erlaubt das Löschen bereits erstellter Rechnungen nicht. Änderungen solltest du daher immer mit deinem Steuerberater abstimmen.

Ist eine Rechnung fehlerhaft (z. B. durch einen falschen Steuersatz), gilt folgendes Vorgehen:

  1. Storniere die fehlerhafte Rechnung, indem du eine Gutschrift erstellst.
  2. Erstelle anschließend eine neue, korrigierte Rechnung.

Wichtig: Die neu erstellte Rechnung erhält immer das aktuelle Erstellungsdatum. Das Rechnungsdatum kann nicht nachträglich geändert werden.

Du hast jedoch die Möglichkeit, einen internen Vermerk auf der Rechnung zu hinterlegen. Dieser Vermerk erscheint auch in den Berichten und ermöglicht deinem Steuerberater die Nachvollziehbarkeit.

Ein sinnvoller interner Vermerk sollte folgende Informationen enthalten:

  • Datum der ursprünglich fehlerhaften Rechnung
  • Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung
  • Grund für die Neuerstellung
  • Hinweis auf den korrigierten Steuersatz bzw. die korrekte Mehrwertsteuer

 

Korrektur eines falsch ausgewählten Zahlungsmittels beim Checkout in der Shore Kasse

Falls beim Checkout versehentlich das falsche Zahlungsmittel ausgewählt wurde, kannst du den Vorgang wie folgt korrigieren:Schritt-für-Schritt Anleitung zur Korrektur:
 
1. Gutschrift auf die ursprüngliche Rechnung erstellen:
  • Öffne die Shore Kassen App und gehe zum Menüpunkt Rechnungen.
  • Wähle die Rechnung aus, bei der das falsche Zahlungsmittel verwendet wurde.
  • Erstelle eine Gutschrift für diese Rechnung, um den Betrag der fehlerhaften Zahlung vollständig zurückzubuchen.
  • Achte darauf, dass die Zahlungsart in der Gutschrift der fehlerhaften Zahlung entspricht.
  • Die Gutschrift sorgt dafür, dass der Kassenstand wieder auf 0 gesetzt wird.
2. Neue Rechnung mit dem richtigen Zahlungsmittel erstellen:
  • Gehe zum Bereich Kasse und erstelle einen neuen Warenkorb mit denselben Artikeln wie in der ursprünglichen Rechnung.
  • Achte darauf, dass das diesmal das richtige Zahlungsmittel verwendet wird (z. B. Bargeld, Kreditkarte, oder Shore Pay), um die Zahlung korrekt abzuwickeln.
  • Erstelle die neue Rechnung und schließe den Vorgang ab.

3. Überprüfen und abschließen:
  • Nachdem die Gutschrift erstellt und die neue Rechnung ausgestellt wurde, ist der Vorgang abgeschlossen.
  • Die Buchhaltung ist nun korrekt und reflektiert die richtige Zahlung.
Wichtige Hinweise:
  • Shore Pay Rückerstattungen: Wenn Shore Pay verwendet wurde, muss die Rückerstattung über die Kasse vollständig erfolgen, da eine Teilrückerstattung nicht möglich ist.

Korrektur einer falsch ausgestellten Gutschrift in der Shore Kasse

 

Wurde eine Gutschrift mit dem falschen Zahlungsmittel erstellt, kann der Fehler korrigiert werden, indem die Rechnung neu ausgestellt und eine erneute Gutschrift mit dem richtigen Zahlungsmittel erstellt wird.

Neuen Warenkorb erstellen und Rechnung mit gleichen Artikeln erzeugen:

1. Öffne die Kasse in der Shore Kassen App und erstelle einen neuen Warenkorb mit den gleichen Artikeln, die in der ursprünglichen Rechnung waren.

2. Rechnung erstellen und dabei das falsche Zahlungsmittel auswählen (das, was zuvor bei der Gutschrift verwendet wurde).

Gutschrift auf das ursprüngliche Zahlungsmittel erstellen

1. Öffne die soeben erstellte neue Rechnung.

2. Erstelle eine Gutschrift, aber achte darauf, das richtige Zahlungsmittel zu verwenden, mit dem die Rückerstattung ursprünglich erfolgen sollte.

3. Die Buchung ist jetzt wieder bei 0 und die ursprüngliche Zahlung wird korrekt rückabgewickelt.