Neue Anforderungen für elektronische Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 (E-Rechnung)

Im Rahmen der neuen Vorschriften zur Einhaltung steuerlicher Vorgaben in Deutschland ändern sich die Anforderungen an elektronische Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2025 gelten per E-Mail versendete PDF-Rechnungen nicht mehr als elektronische Rechnungen. In diesem Artikel erfährst du, was du über die neuen Standards und e-Rechnungen wissen musst und wie unser System dich bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt.

Was ändert sich?

Die deutsche Regierung unterscheidet künftig zwischen zwei Arten von Rechnungen:

1. Elektronische Rechnungen

   • Müssen den europäischen Standards für elektronische Rechnungen entsprechen (Richtlinie 2014/55/EU und CEN-Standard EN 16931).
   • Beispiele:
     • XRechnung: Ein Format, das XML-Daten verwendet.
     • ZUGFeRD (Comfort-Profil /EN-16931-1 Profil): Ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert.

2. Andere Rechnungen

   • Beinhaltet Rechnungen in Formaten wie herkömmlichen PDFs oder auf Papier.

Ab 2025 müssen Rechnungen für deutsche B2B-Händler und B2B-Webshop-Bestellungen im Format ZUGFeRD 2.2.0 EN 16931 (Comfort) ausgestellt werden, um den Vorschriften zu entsprechen.

Wie wir die Einhaltung unterstützen

So passen wir unser Rechnungssystem an, um den neuen Vorschriften gerecht zu werden:

ZUGFeRD e-Rechnungen

• Ab dem 1. Januar 2025 werden alle B2B-Rechnungen für deutsche Händler automatisch im ZUGFeRD-Format ausgestellt.
• Die Rechnung sieht visuell wie ein Standard-PDF aus, enthält aber eine eingebettete XML-Datei für die elektronische Verarbeitung.
• Die eingebettete XML-Datei kannst du mit Programmen wie Adobe Acrobat extrahieren.

Wo du deine Rechnungen findest

Du kannst deine Rechnungen weiterhin über den POS Manager → Berichte → Downloads herunterladen. Der Download-Prozess bleibt unverändert.

Unterstützte Profile

Wir unterstützen das ZUGFeRD Comfort-Profil, das für elektronische Rechnungen gemäß den deutschen Vorschriften erforderlich ist.

TSE-Daten

TSE-Daten (Technische Sicherheitseinrichtung) müssen nicht in das XML-Dokument integriert werden. Diese Daten bleiben im Kassensystem gespeichert und können bei Bedarf separat bereitgestellt werden.

Für wen gilt diese Änderung?

Diese Neuerung betrifft:

• Deutsche B2B-Händler
• B2B-Rechnungen aus Webshop-Bestellungen

FAQs

1. Was ist ZUGFeRD und warum ist es erforderlich?
ZUGFeRD ist ein hybrides e-Rechnungsformat, das ein lesbares PDF mit XML-Daten für die automatisierte Verarbeitung kombiniert. Es wird häufig in Deutschland genutzt und ist jetzt für die Einhaltung der neuen Vorschriften verpflichtend.

2. Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen verwenden?
PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als elektronische Rechnungen. ZUGFeRD-Rechnungen sehen jedoch wie Standard-PDFs aus und enthalten die erforderlichen XML-Daten für die Einhaltung der Vorschriften.

3. Wie kann ich die XML-Datei aus meiner Rechnung extrahieren?
Die XML-Datei kannst du mit Software wie Adobe Acrobat extrahieren.

4. Betrifft diese Änderung Papier-Rechnungen?
Nein, Papier-Rechnungen sind von dieser Regelung nicht betroffen.

5. Werden TSE-Daten in der e-Rechnung enthalten sein?
Nein, TSE-Daten bleiben im Kassensystem gespeichert und können bei Bedarf separat bereitgestellt werden.

6. Brauche ich ein spezielles System zum Empfang von E-Rechnungen?

Nein, ein E-Mail-Postfach reicht aus. Die Bundesregierung hat das offiziell bestätigt.