Verkauf und Anwenden von Gutscheinen

Alle Informationen zum Erstellen des Gutscheines findest du hier:

Gutscheine erstellen und bearbeiten

Gutschein verkaufen

Um einen Gutschein zu verkaufen, einfach den Artikel in den Warenkorb legen und mit beliebiger Zahlart verkaufen.

Gutschein einlösen

Gutscheine werden direkt im Warenkorb eingelöst. In der Kassenansicht steht dafür ein Button zur Verfügung, über den Gutscheine gescannt und dem Warenkorb hinzugefügt werden können.

zwischen Einmaligen Artikel und Rabatt findest du den Gutschein-Button

Tippst du diesen an, öffnet sich ein Fenster, indem der Gutscheincode gescannt oder manuell eingegeben werden kann. Ist er erkannt, werden die Details zum Gutschein angezeigt, wie z. B. Gültigkeit und Restwert.

Gutscheine können nur dann einem Warenkorb hinzugefügt werden, wenn bereits ein Artikel hinzugefügt wurde.

Tippe auf Zum Warenkorb hinzufügen, um den Gutschein anzuwenden.
Im Warenkorb erscheint eine neue Karte mit dem Gutschein-Code und wie viel eingelöst wird:

Ist die Summe der Artikel höher als der Gutschein-Wert, kann der Restbetrag mit jeder beliebigen Zahlart beglichen werden.

Es können mehrere Gutscheine gescannt werden. Die Ersten werden immer mit der maximalen Menge eingelöst.

Führe den Verkauf jetzt wie gewohnt zu Ende.

Sollte sich der Gutschein nicht einlösen lassen, prüfe bitte Folgendes:

Gutschein hat einen Restwert und ist gültig, aber sobald er im Warenkorb ist, werden 0€ eingelöst
Bitte prüfe, ob es sich um einen Einzweck-Gutschein handelt.
Wird also beispielsweise ein Einzweck-Gutschein mit 7% MwSt. hinzugefügt, aber nur Artikel mit 19% sind im Warenkorb, dann kann der Gutschein nicht angewendet werden und zeigt 0,00€ eingelöst an.

Dies lässt sich validieren, indem du den gescannten Gutschein im Gutschein-Bericht heraussuchst und die Mehrwertsteuer vergleichst.

Gutscheine werden auf der Rechnung als gesonderte Position aufgeführt.

Gutscheinbericht

Melde dich im Kassenmanager an.
Gehe zu Berichte > Live Berichte > Gutscheinbericht. Hier findest du einen aktuellen Gutschein Bericht mit jeweiligem Restwert und den Details der Einlösung.
Über den Download Button rechts über dem Report kann dieser als .xls Datei heruntergeladen werden. Die Excel Datei enthält zwei Tabellen-Blätter: Verkaufte Gutscheine und Eingelöste Gutscheine.

Abgelaufenen Gutschein aus Kulanz einlösen

Ist ein Gutschein bereits abgelaufen, lässt er sich im System regulär nicht mehr einlösen. Möchtest du ihn trotzdem aus Kulanz akzeptieren, gibt es folgende Möglichkeiten. Unabhängig davon solltest du dich hierzu immer mit deinem Steuerberater abstimmen.

Variante 1: Restwert als Warengutschrift erfassen

Erstelle den Restwert des Gutscheins als Warengutschrift (wie bei einem regulären Verkauf).
Füge in den internen Notizen der Rechnung folgenden Hinweis ein: „Gutschein Nr. XXXXX wurde aufgrund abgelaufener Gültigkeit aus Kulanz eingelöst."

Variante 2: Gutschein mit Restwert neu ausstellen

Erstelle einen neuen Gutschein mit dem entsprechenden Restwert.
Erstelle anschließend einen Warenkorbrabatt über die vollständige Summe, sodass der Rechnungsbetrag auf 0 € gesetzt wird.
Hinterlege in der Rechnungsnotiz folgenden Hinweis: „Gutschein Nr. XXXXX wurde aufgrund abgelaufener Gültigkeit aus Kulanz neu ausgestellt."
Wähle bei der Zahlungsart Bargeld aus. Da der Rechnungsbetrag 0 € beträgt, kann nur diese Zahlungsart verwendet werden.
Drucke den neuen Gutschein über den Bondrucker aus.
Der Kunde kann den neu ausgestellten Gutschein anschließend vollständig oder teilweise einlösen. Ein verbleibender Restwert kann für einen weiteren Besuch genutzt werden.

Buchhalterische und umsatzsteuerliche Behandlung von Gutscheinen

Nachfolgend findest du eine allgemeine Übersicht zur buchhalterischen und umsatzsteuerlichen Behandlung von Mehrzweck- und Einzweckgutscheinen.

Mehrzweckgutschein – buchhalterische Einordnung

Beim Verkauf des Gutscheins

Der Kunde bezahlt den Gutschein, die eigentliche Leistung wird jedoch noch nicht erbracht.
Es entsteht noch kein steuerbarer Umsatz.
Der Zahlungseingang wird buchhalterisch in der Regel als Verbindlichkeit aus Gutscheinen bzw. erhaltene Vorauszahlung erfasst – nicht als Umsatzerlös.

Bei der Einlösung des Gutscheins

Erst mit der Einlösung wird die Leistung erbracht.
Zu diesem Zeitpunkt entsteht der steuerbare Umsatz.
Die Umsatzsteuer fällt grundsätzlich erst bei der Einlösung an.

Einzweckgutschein

Bei Einzweckgutscheinen (z. B. wenn Leistungsort und Steuersatz bereits beim Verkauf eindeutig feststehen) entsteht die Umsatzsteuer bereits bei der Ausgabe bzw. dem Verkauf des Gutscheins. Die spätere Einlösung hat grundsätzlich keine umsatzsteuerlichen Auswirkungen.

Warum taucht der Gutscheinverkauf nicht sofort in den Einnahmen auf?

Häufig entsteht der Eindruck, dass der Gutscheinverkauf in den Einnahmen fehlt. Tatsächlich unterscheidet das Kassensystem jedoch zwischen Zahlungseingängen und steuerlich relevanten Umsätzen:

Der Gutscheinbericht dokumentiert den Zahlungseingang beim Verkauf des Gutscheins.
Die Einnahmenübersicht weist ausschließlich steuerlich relevante Umsätze aus.

Dadurch erscheint der Verkauf eines Mehrzweckgutscheins zwar im Gutscheinbericht, jedoch noch nicht in den Umsatzerlösen. Dieses Verhalten ist systembedingt und entspricht der steuerlichen Behandlung von Mehrzweckgutscheinen.

Hinweis für deinen Steuerberater

Nicht eingelöste Mehrzweckgutscheine sollten grundsätzlich als Gutscheinverbindlichkeiten (offener Gutscheinbestand) geführt werden und gehören bis zu ihrer Einlösung nicht zu den Umsatzerlösen.

Bitte beachte, dass diese Informationen allgemeiner Natur sind und keine steuerliche Beratung darstellen. Die konkrete buchhalterische Behandlung solltest du stets mit deinem Steuerberater abstimmen.