Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters zum Kalendersystem

In dieser Anleitung werden wir detailliert erklären, wie du einen neuen Mitarbeiter zu deinem Kalendersystem hinzufügen kannst.

Bitte beachte, dass im Paket: Booking bis zu 5 Mitarbeiter hinzugefügt werden können, während im Booking + Marketing und All-in-One-Paket unbegrenzt viele Mitarbeiter angelegt werden können.

Schritt 1: Profil erstellen

Profil erstellen

Klicke im Hauptmenü auf Verwaltung und dann auf Mitarbeiter.
Klicke auf + Neuer Mitarbeiter.
Gib mindestens den Vornamen und eine E-Mail-Adresse ein. Ohne diese Angaben kann der Mitarbeiter nicht angelegt werden!
Tippe auf Mitarbeiter anlegen, um das Profil zu speichern.
Nach dem Speichern erscheint das Mitarbeiterprofil, in dem du weitere Änderungen vornehmen kannst.

Hinweis: Wenn eine funktionierende E-Mail-Adresse eingegeben wurde, erhält der Mitarbeiter nach der Erstellung seines Profils eine Einladung zum System.

Wenn du nicht möchtest, dass dein Mitarbeiter Zugriff auf das System hat, deaktiviere im Mitarbeiterprofil die Option Eigenen Zugriff einrichten (siehe unten).

Jede E-Mail-Adresse darf nur einmal verwendet werden.

Schritt 2: Mitarbeiterprofil anpassen

Persönliche Daten

Oben kannst du die persönlichen Daten hinzufügen und dem Mitarbeiter eine Farbe zuweisen.

Konto und Login

Deaktiviere die Option Eigenen Zugang einrichten, wenn sich der Mitarbeiter nicht selbst am System anmelden soll (1).
- Wenn ein Mitarbeiter einen eigenen Zugang hat, kann er sich mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort bei Shore anmelden.
  
  Der Zugang eines Mitarbeiters kann folgende Status haben:
  - Nicht bestätigt: Der Mitarbeiter wurde per E-Mail zu SHORE eingeladen, hat sich jedoch noch nicht angemeldet.
  - Aktiv: Der Mitarbeiter nutzt seinen Zugang und hat sich bereits mindestens einmal angemeldet.

Hinweis: Der Status des Mitarbeiterzugangs hat keinen Einfluss auf die Buchbarkeit des Mitarbeiters. Ein Mitarbeiter mit dem Status „Nicht bestätigt“ kann weiterhin Termine erhalten und online buchbar sein, sofern ihm Leistungen zugeordnet wurden und Buchungszeiten hinterlegt sind (allgemeine oder individuelle Buchungszeiten).

Der Zugangsstatus zeigt lediglich an, ob der Mitarbeiter seine Einladung angenommen und sich bereits bei Shore angemeldet hat.

Lege fest, welche Termine der Mitarbeiter einsehen und bearbeiten kann (2).

Wurde ein Mitarbeiter als ausgeblendeter Mitarbeiter angelegt, kann diese Einstellung nachträglich nicht mehr geändert werden. Um dies zu beheben, muss der Mitarbeiter gelöscht und neu angelegt werden.

Klicke hier für den Artikel mit weiteren Informationen zu den verschiedenen Zugriffen und Berechtigungen.

Dienstleistungen

Gib an, welche Leistungen der Mitarbeiter erbringen kann. Diese Einstellung gilt nur für die Onlinebuchung.

Buchungseinstellungen

Aktiviere/deaktiviere die Option vom Kunden online buchbar (1).
Dadurch haben Kunden die Möglichkeit, den Mitarbeiter bei der Online-Buchung selbst auszuwählen.
Sollten die Arbeitszeiten von den allgemeinen Buchungszeiten abweichen, kannst du individuelle Buchungszeiten für den Mitarbeiter erfassen.
Dies ist nicht notwendig, wenn du mit dem Schichtplan (2) arbeitest.

Klicke hier für weitere Informationen.

Hinweis: Ein Mitarbeiter ist für die Onlinebuchung verfügbar, sobald ihm Leistungen zugeordnet sind und Buchungszeiten hinterlegt wurden (allgemeine Buchungszeiten oder individuelle Buchungszeiten).

Die Option „Name auf der Buchungsseite anzeigen“ steuert lediglich, ob Kunden diesen Mitarbeiter explizit auswählen können.

Ist diese Option deaktiviert, kann der Mitarbeiter dennoch weiterhin automatisch für Onlinebuchungen berücksichtigt werden, wenn Kunden die Option „Beliebiger Mitarbeiter“ auswählen.

Wichtig: Wenn ein Mitarbeiter gelöscht wird, bleiben bereits bestehende Termine im System erhalten, sind jedoch keinem Mitarbeiter mehr zugeordnet und werden als „nicht definierte Termine“ angezeigt. Bitte prüfe daher vor dem Löschen, ob noch zukünftige Termine bestehen, und weise diese ggf. einem anderen Mitarbeiter zu.

Alle Einstellungen findest du auch nochmal in unserem Video